La fattura è scaduta da tre settimane. Il cliente non risponde alle email, oppure risponde con un «tranquillo, la settimana prossima» che si ripete da un mese. Nel frattempo tu hai già pagato fornitori, dipendenti e IVA su quel fatturato. Il credito non incassato non è un numero sospeso: è liquidità che manca alla tua cassa mentre l’attività va avanti lo stesso.
La buona notizia è che recuperare un credito non è una questione di fortuna né di quanto sai «farti valere» al telefono. È una scaletta di mosse, in ordine, dove ogni gradino costa un po’ più del precedente e va salito solo quando quello sotto non ha funzionato. Chi conosce l’ordine spende meno tempo e meno soldi. Vediamo la sequenza, e cosa preparare prima ancora che il problema si presenti.
Metti tutto per iscritto, prima del problema
Il recupero si vince o si perde molto prima del primo sollecito: si decide quando firmi il contratto o accetti l’ordine. Un credito si recupera in fretta se è certo, liquido ed esigibile, cioè se esiste una prova scritta che dice chi deve, quanto e da quando. Un preventivo firmato, un ordine via email, una conferma d’ordine e ovviamente la fattura: sono questi documenti che, il giorno in cui servisse, permettono a un giudice di darti ragione in poche settimane senza un processo.
Il consiglio operativo è banale ma quasi nessuno lo applica: non lavorare mai «sulla parola». Fatti confermare l’ordine per iscritto, anche solo con una email che il cliente approva rispondendo. Indica sempre in preventivo e in fattura il termine di pagamento e cosa succede in caso di ritardo. Costa cinque minuti e ti evita, mesi dopo, di dover dimostrare cose che davi per ovvie.
Sollecito, poi messa in mora scritta, poi decreto ingiuntivo. Ogni gradino costa più tempo e più soldi del precedente: si sale solo quando quello sotto non ha funzionato. Saltare gradini fa spendere di più del necessario; non salirli mai fa perdere il credito.
Il primo passo: il sollecito
Il sollecito è la telefonata o la email con cui ricordi la scadenza. Serve, perché una parte dei mancati pagamenti è distrazione o disorganizzazione del cliente, non malafede. Ma va fatto bene: gentile nel tono, preciso nei dati. Numero della fattura, importo, data di scadenza e una richiesta chiara, con una nuova data entro cui aspetti il pagamento.
Due regole pratiche. La prima: lascia sempre una traccia. Una email vale più di una telefonata, perché resta. La seconda: non moltiplicare i solleciti a vuoto. Due, al massimo tre, poi si cambia registro. Il cliente che dopo il secondo sollecito continua a rimandare non ha bisogno di un terzo promemoria gentile: ha bisogno di capire che stai per formalizzare.
La messa in mora: quando il tono cambia
La messa in mora è la richiesta formale e scritta di pagare, con cui «costituisci in mora» il debitore ai sensi dell’articolo 1219 del codice civile. In pratica è una lettera, inviata via PEC o raccomandata con ricevuta di ritorno perché serve la prova che è arrivata, in cui intimi il pagamento entro un termine preciso e annunci che, in mancanza, agirai per vie legali. La messa in mora produce effetti concreti: interrompe la prescrizione del credito, fa maturare gli interessi di mora e sposta sul debitore il rischio.
C’è però una distinzione importante per chi fa impresa. Nelle transazioni tra imprese e professionisti, il classico rapporto tra partite IVA disciplinato dal Decreto Legislativo 231 del 2002, gli interessi di mora decorrono in automatico dal giorno dopo la scadenza, senza bisogno di alcuna lettera. Il termine ordinario di pagamento è di 30 giorni dal ricevimento della fattura, salvo diverso accordo scritto, e questi interessi sono più alti di quelli civili ordinari: il tasso della Banca Centrale Europea maggiorato di 8 punti. In questi casi la lettera di messa in mora non «attiva» gli interessi, che corrono già, ma resta il passo formale prima del decreto ingiuntivo e il segnale che stai facendo sul serio.
Anche quando il cliente «paga», l'incasso arriva in media a 50 giorni per le microimprese, e i giorni di ritardo oltre i termini sono tornati a crescere nel 2025. Ragione in più per fissare termini chiari e chiedere acconti, invece di finanziare i clienti con la propria cassa.
Fonte: Cerved, Osservatorio Pagamenti 2025
Il decreto ingiuntivo: quando conviene davvero
Se la messa in mora non porta il pagamento, lo strumento successivo è il decreto ingiuntivo: un provvedimento con cui il giudice, senza un processo vero e proprio, ordina al debitore di pagare. Si chiede tramite ricorso, di norma con un avvocato, allegando la prova scritta del credito, tipicamente la fattura non pagata insieme all’ordine o al contratto. È proprio qui che torna utile aver messo tutto per iscritto all’inizio.
Il decreto ingiunge di pagare, di solito, entro 40 giorni. Il debitore ha lo stesso termine per fare opposizione: se lo fa, si apre una causa ordinaria che allunga i tempi; se non lo fa, il decreto diventa definitivo e puoi procedere con l’esecuzione forzata, per esempio il pignoramento. In certi casi il decreto può essere concesso «provvisoriamente esecutivo», cioè utilizzabile subito.
Quando conviene? La regola pratica è: quando il credito è documentato bene e l’importo giustifica il costo. Per un credito piccolo e con prove deboli, tra spese legali e tempi, il gioco può non valere la candela. Per un credito solido e di importo non trascurabile, il decreto ingiuntivo è spesso la via più rapida. È la valutazione da fare con il tuo avvocato, che ti dirà anche se il debitore è ancora solvibile: recuperare un titolo contro chi non ha nulla da pignorare serve a poco.
Ridurre il rischio a monte
Il recupero migliore è quello che non devi fare. E qui la leva più potente non è legale, è commerciale. Chiedere un acconto alla conferma dell’ordine, un 30 o un 50 per cento, fa due cose insieme: ti mette in cassa una parte del denaro subito e seleziona i clienti seri, perché chi non ha intenzione di pagare spesso si tira indietro già davanti all’acconto.
Poche altre abitudini abbassano il rischio in modo netto. Metti per iscritto termini di pagamento e conseguenze del ritardo prima di iniziare il lavoro. Per le commesse lunghe, fattura a stati di avanzamento invece che tutto alla fine, così non ti ritrovi mai esposto per l’intero importo. Su clienti nuovi o importi rilevanti, un controllo veloce dell’affidabilità, una visura e due domande in giro, costa pochissimo rispetto a un credito che salta. E non aver paura di dire di no: un cliente che non paga non è un cliente, è un costo.
In sintesi
Recuperare un credito è una scaletta, non un colpo di fortuna. Prima di tutto metti per iscritto ordine e termini: è la prova che, il giorno del bisogno, fa la differenza. Poi sali un gradino alla volta: sollecito tracciabile, messa in mora formale via PEC o raccomandata e, se il credito è solido e l’importo lo giustifica, decreto ingiuntivo con il tuo avvocato. Ma la mossa che conta di più la fai all’inizio, non alla fine: chiedi un acconto e scrivi le condizioni. Il modo più sicuro per farti pagare è non lasciare mai che sia il cliente a decidere se e quando farlo.