Arriva una PEC dal Sistema di Interscambio con oggetto “notifica di scarto”. Dentro, un codice tipo 00305 e nessuna spiegazione in italiano. Se in quel momento l’unica mossa che conosci è girare tutto al commercialista e aspettare la sua risposta, stai pagando due volte: in denaro e in tempi morti, con un cliente che intanto non ha ricevuto la fattura.
La verità è che, per la maggior parte delle partite IVA, la fatturazione elettronica è un’operazione ripetitiva che puoi gestire da solo. Delegare ha senso per le scelte (regime, aliquote dubbie, reverse charge, casi particolari), non per l’atto materiale di battere una fattura, spedirla e controllare che sia arrivata. Vediamo come funziona davvero il canale, come scegliere lo strumento e come leggere gli errori che fanno rimbalzare la fattura.
Come funziona lo SdI, in tre passaggi
Dimentica il PDF. Una fattura elettronica è un file XML in formato FatturaPA, cioè un documento strutturato che i computer leggono campo per campo. Il flusso è sempre lo stesso:
- Prepari il file con marca, cliente, imponibile, aliquota e, soprattutto, l’indirizzo dove va consegnato: il Codice destinatario di 7 caratteri oppure la PEC del cliente.
- Trasmetti il file al Sistema di Interscambio (SdI), il “postino con controllo qualità” gestito dall’Agenzia delle Entrate. Ogni fattura passa da lì, senza eccezioni.
- Il SdI controlla e recapita: se il file è a posto lo consegna al cliente e ti manda una ricevuta di consegna; se qualcosa non torna te lo respinge con una ricevuta di scarto.
I controlli sono pochi e precisi: che ci siano i dati obbligatori, che la partita IVA tua e quella (o il codice fiscale) del cliente esistano in Anagrafe Tributaria, che il Codice destinatario sia valorizzato e che imponibile, aliquota e IVA siano coerenti tra loro. Tutto questo richiede da pochi minuti a un massimo di 5 giorni in caso di volumi elevati. Il punto che molti ignorano: la fattura si considera emessa quando il SdI la accetta, non quando premi “invia”. Per questo controllare la ricevuta non è un vezzo, è parte del lavoro.
Che software usare (e quando basta quello gratis)
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente tre strumenti: la procedura web dentro il portale “Fatture e Corrispettivi”, un software da installare sul PC e l’app FatturAE per smartphone e tablet. Con questi emetti, ricevi e, aderendo all’apposito servizio, mandi anche in conservazione a norma le fatture senza spendere un euro. Per chi fa poche fatture al mese, spesso è più che sufficiente.
Un gestionale a pagamento ha senso quando il volume cresce o quando ti serve automatismo: anagrafiche clienti già pronte, controlli preventivi che ti avvisano dell’errore prima di inviare, numerazione automatica, scadenzario degli incassi, collegamento con banca e magazzino. Non stai comprando “la fattura”, stai comprando i controlli e il tempo risparmiato.
L'atto materiale della fatturazione elettronica (preparare il file, inviarlo, leggere la ricevuta, correggere uno scarto) e' ripetibile e puoi gestirlo in autonomia. Al commercialista tieni le decisioni che pesano: regime fiscale, aliquote e codici natura dubbi, reverse charge, operazioni con l'estero. Cosi paghi lo studio per il cervello, non per il copia-incolla.
Il criterio di scelta è banale: conta quante fatture emetti in un mese medio. Sotto la decina, parti dagli strumenti gratuiti dell’Agenzia e impara il flusso. Sopra, valuta un gestionale scegliendolo su tre cose concrete: che faccia il controllo preventivo, che includa la conservazione a norma e che si integri con come già incassi. Il prezzo del canone conta meno del tempo che ti fa risparmiare a fine mese.
Gli errori che fanno scartare la fattura
Quasi tutti gli scarti nascono da pochi errori banali. Conoscere i codici più comuni ti fa capire in dieci secondi dove hai sbagliato, senza girare la mail allo studio:
- 00305 — identificativo IVA del cliente non valido. In genere la partita IVA è digitata male oppure risulta chiusa in Anagrafe Tributaria alla data della fattura. Ricorda che nel campo partita IVA non va messo il codice fiscale.
- 00311 — Codice destinatario non valido. I 7 caratteri sono sbagliati. Per i privati con partita IVA verifica il codice che ti hanno comunicato; per la Pubblica Amministrazione controllalo sull’indice IPA.
- 00301 — partita IVA o codice fiscale del cedente non valido. L’errore è nei tuoi dati: succede più spesso di quanto sembri con un carattere sbagliato.
- 00400 — aliquota e natura non coerenti. Se applichi un’operazione con IVA a zero devi indicare il codice natura che spiega il perché (per esempio il regime forfettario). Manca il codice, la fattura torna indietro.
- 00404 — fattura duplicata. Stesso numero e stessa data già transitati: capita rimandando una fattura che credevi non partita.
Una fattura respinta dal Sistema di Interscambio si considera non emessa. Hai 5 giorni dalla notifica di scarto per correggere il file e ritrasmetterlo mantenendo la stessa data e lo stesso numero, senza sanzioni (Circolare 13/E del 2018). L'elenco completo dei codici di scarto e' pubblicato sul portale FatturaPA.
Fonte: Agenzia delle Entrate, Circolare 13/E 2018
L’elenco completo dei codici è molto più lungo, ma il grosso del lavoro sta in questi. La logica è sempre la stessa: il SdI non giudica il merito della fattura, verifica solo che i campi siano formalmente corretti e i soggetti esistenti.
Cosa fare quando viene scartata
Niente panico e, soprattutto, nessuna nuova numerazione affrettata. Una fattura scartata non è mai stata emessa per il Fisco. La regola operativa: correggi l’errore nel file e ritrasmetti entro 5 giorni dalla notifica di scarto, tenendo la stessa data e lo stesso numero dell’originale. Così la tua numerazione resta pulita e la contabilità in ordine.
Se sfori i 5 giorni o hai esigenze contabili particolari, la strada cambia: si emette un nuovo documento con numero e data successivi, facendo riferimento a quello scartato. Qui il confine tra “faccio da solo” e “chiamo lo studio” si sposta: la correzione tecnica la gestisci tu, ma sul trattamento contabile dei casi limite verifica col tuo commercialista.
In sintesi
La fatturazione elettronica non è una cosa che devi appaltare in blocco. L’atto materiale (preparare il file, inviarlo al SdI, leggere la ricevuta, correggere uno scarto entro 5 giorni) lo gestisci da solo, partendo dagli strumenti gratuiti dell’Agenzia e passando a un gestionale solo quando il volume lo giustifica. Al commercialista lasci le scelte che pesano: regime, aliquote e natura dubbie, casi con l’estero. La mossa principale è imparare a leggere due cose, la ricevuta del SdI e il codice di scarto: bastano quelle per smettere di aspettare lo studio a ogni fattura.